Conditions particulières du contrat
Mis à jour le 13 décembre 2024
Ces conditions générales régissent les relations contractuelles entre THE MIND HUB COMPANY, S.L. et le Client.
1. OBJET
Le présent contrat a pour objet les conditions de service que The Mind Hub Company, S.L., code fiscal B-67457259, Pg. de Gràcia, 55, 08007, Barcelona (Espagne) (ci-après, THE MIND HUB COMPANY, S.L.) fournit au Client conformément à ce qui est énoncé dans la Feuille d'acceptation de Service. Vous pouvez contacter la société à l'adresse électronique suivante hola@tmhsuite.com
Le Client garantit qu'il a la capacité juridique et d’agir requise pour conclure le présent contrat, qu'il ne peut utiliser le service qu'en tant que Client final et qu'il n'est pas autorisé à revendre, échanger ou céder le Service.
L'objet du présent contrat est l’obtention par le client (professionnel) des services fournis par THE MIND HUB COMPANY, S.L. Le service comprend la mise à disposition du client d'un logiciel SaaS. Le logiciel fourni par THE MIND HUB COMPANY, S.L. est une plateforme conçue spécifiquement pour les psychologues et les professionnels de la santé, offrant une solution complète pour la gestion efficace de leur pratique clinique. Ce logiciel fournit des outils avancés de gestion d'agenda, facilitant la planification efficace des rendez-vous et la gestion du temps.
En outre, le logiciel intègre un système de paiement sécurisé via Stripe, permettant aux professionnels de recevoir les paiements de leurs clients de manière rapide et fiable. Il offre également une fonctionnalité de facturation intuitive simplifiant le processus d'émission et de suivi des factures.
L'un des points forts du logiciel est son CRM patient, permettant aux utilisateurs de gérer efficacement les informations relatives à leurs clients, y compris les dossiers médicaux, les notes de séance et le suivi du traitement.
Le logiciel fourni par THE MIND HUB COMPANY, S.L. est un outil complet conçu pour optimiser la pratique clinique des psychologues en offrant une combinaison de fonctionnalités avancées et une interface conviviale pour améliorer la productivité et l'expérience de l'utilisateur.
2. ENREGISTREMENT PRÉALABLE
Avant de procéder à la conclusion d'un contrat avec nos services, il est nécessaire de s'inscrire en tant qu'utilisateur enregistré en utilisant le formulaire prévu à cet effet. THE MIND HUB COMPANY SL établit une relation personnalisée avec les Utilisateurs pour les informer des nouveaux services offerts, qu’ils acceptent en validant ces conditions.
3. ENTRÉE EN VIGUEUR ET DURÉE
Le présent contrat entre en vigueur au moment où le client déclare et accepte de manière explicite et non équivoque son consentement. Cela a lieu à la suite de la confirmation de l'acceptation des présentes Conditions particulières du contrat.
Dans la feuille de service, la durée du contrat liant les deux parties est détaillée de manière précise, étant la durée de l'abonnement au logiciel est mensuelle ou annuelle au choix de l'utilisateur.
4. PRIX ET CONDITIONS DE PAIEMENT
4.1. En contrepartie du service, le CLIENT est tenu de payer à THE MIND HUB COMPANY, S.L. le montant total indiqué dans la feuille d'acceptation de Service, dans les conditions de paiement indiquées. Les prix définitifs indiqués sont TTC. Le montant des services engagés est débité de la carte fournie par le client le même jour du mois auquel le contrat a été signé.
Le logiciel en tant que service (SaaS) est disponible en deux versions : une version gratuite, incluant une utilisation limitée des fonctionnalités du calendrier public et de l'agenda, et une version payante, comprenant les fonctionnalités du calendrier, de l'agenda, de la facturation et des dossiers des patients. Le choix de la modalité relève de la responsabilité du Client. La version payante, de façon logique, offre un large éventail de services supplémentaires et de fonctionnalités améliorées.
4.2. THE MIND HUB COMPANY, S.L. informe le CLIENT que la facture générée par les services est affichée dans son espace privé de façon permanente.
4.3. THE MIND HUB COMPANY SL se réserve le droit de modifier ou de changer les services ou leur coût. Dans ce cas, le CLIENT est informé de la modification au moins DIX (10) jours à l'avance. Si, dans un délai de DIX (10) jours à compter de la réception de la notification, le CLIENT n'a pas fait part de son acceptation ou de son désaccord, il est entendu qu'il accepte les nouvelles conditions. Si vous n'êtes pas d'accord, vous pouvez notifier le non-renouvellement du service à travers votre espace privé.
4.4. Dans le cas où le client a précédemment contracté les services de The Mind Hub Company, SL et qu'il a une dette en cours avec The Mind Hub Company, SL, la société se réserve le droit d'appliquer le solde du paiement effectué au cours de cet abonnement, au titre de ladite dette.
Par conséquent, si la société décide d'utiliser le paiement pour régler la dette précédente, aucun service ne sera fourni au titre de ce contrat.
Le cas échéant, le client est contacté et informé par le département correspondant, et une fois la dette payée, le client peut contracter le service.
4.5 THE MIND HUB COMPANY, S.L. décline toute responsabilité en cas de non-paiement des services fournis par le client à l'utilisateur. THE MIND HUB COMPANY, S.L. n'agit pas en tant qu'intermédiaire, l'émission de la facture et l'encaissement correspondant étant de la responsabilité de l'utilisateur.
5. CONDITIONS DE LA LIVRAISON
Le service contracté est réputé fourni par l'activation du profil du client tel que spécifié dans la feuille de service. Il n'y a pas de livraison de documentation sur papier des services contractuels.
6. DROIT DE RETRAIT ET D'ANNULATION DU SERVICE
Le CLIENT ne peut pas se retirer du contrat de services une fois que les services ont été mis à disposition; nonobstant, en cas de non-conformité, il peut ne pas renouveler l'abonnement à travers son profil jusqu'à 24 heures avant la date d'expiration du contrat.
7. OBLIGATIONS, DÉCLARATIONS ET GARANTIES
7.1. Le CLIENT déclare que l'utilisation des services de THE MIND HUB COMPANY, S.L. se fait aux fins convenables, et n’est pas associée à une activité illégale ou menaçant l'image de THE MIND HUB COMPANY, S.L. ou des tiers.
7.2. Le CLIENT déclare et garantit que l'inclusion du contenu et des logos du Client sur le site Internet de THE MIND HUB COMPANY, S.L. n'implique pas la contravention ou l'infraction d'une quelconque obligation légale ou d'un quelconque engagement envers des tiers.
7.3. Toutes les informations fournies par le CLIENT à THE MIND HUB COMPANY, S.L. doivent être véridiques, mises à jour et répondre à la réalité. A ces fins, le CLIENT garantit l'authenticité des informations communiquées dans le cadre du Service. De même, il est de la responsabilité du CLIENT de maintenir toutes les informations fournies à THE MIND HUB COMPANY, S.L. à jour et adaptées afin qu'elles correspondent à tout moment à la situation réelle du CLIENT. Dans tous les cas, le CLIENT est le seul responsable des affirmations fausses ou inexactes réalisées et des préjudices causés à THE MIND HUB COMPANY, S.L. ou à des tiers découlant de ces informations.
7.4. Le CLIENT s'engage à payer le prix ou les frais établis selon les termes et la méthode choisis parmi les services contractés par THE MIND HUB COMPANY SL.
7.5. En prenant un rendez-vous et en le payant, ainsi qu'en l'acceptant, le CLIENT assume toutes les obligations envers lui découlant d'un contrat de prestation de services.
7.6 THE MIND HUB COMPANY, S.L. n'est pas responsable du succès des transactions effectuées par l'intermédiaire de son logiciel. THE MIND HUB COMPANY, S.L. n'est en aucun cas responsable des réclamations des utilisateurs qui contractent des services avec le CLIENT.
7.7. Le CLIENT est responsable de l'envoi à THE MIND HUB COMPANY, S.L. de tout le matériel et de toutes les informations nécessaires à l'exécution correcte de l'objet du contrat. Dans l'hypothèse où l'objet du contrat ne pourrait être exécuté du fait du non-accomplissement de cette obligation par le CLIENT, le CLIENT ne peut pas réclamer à THE MIND HUB COMPANY, SL la restitution, le paiement ou la compensation de quelque nature que ce soit.
7.8 Il est du devoir et de la responsabilité du CLIENT d'être à jour dans ses obligations fiscales, ce qui exonère THE MIND HUB COMPANY SL de toute responsabilité ou infraction à cet égard.
Le logiciel peut fournir des outils de facturation pour générer et envoyer des factures aux UTILISATEURS. Il est de la responsabilité du CLIENT de s'assurer de l'exactitude des informations de facturation fournies.
7.9 Pour accéder au service, le CLIENT doit nécessairement disposer d'un équipement informatique, avec les programmes et configurations nécessaires au bon fonctionnement du site et d'une connexion Internet. Les frais relatifs à la connexion sont à la charge exclusive du CLIENT.
7.10 Dans l’éventualité d’un cas fortuit et/ou de force majeure, aucune des parties n'est responsable du retard dans l'exécution de ses obligations ou de l'inexécution de ses obligations (à l'exception du défaut de paiement à l'autre partie).
THE MIND HUB COMPANY, S.L. n’est pas responsable des dommages directs, indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs résultant de l'utilisation ou de l'impossibilité d'utiliser notre logiciel.
8. PROPRIÉTÉ INDUSTRIELLE ET INTELLECTUELLE
8.1 Le contenu du site Web THE MIND HUB COMPANY, S.L. est protégé par la législation sur la propriété intellectuelle et industrielle. Le client reconnaît et accepte que la signature du contrat ne constitue pas l'acquisition des droits susmentionnés.
8.2 Le CLIENT déclare expressément que le contenu fourni à THE MIND HUB COMPANY, S.L. ne porte pas atteinte en aucune façon aux droits de propriété industrielle ou intellectuelle, ou tout autre type, de tiers, et qu'il n'existe aucune autre réclamation en vigueur concernant ces droits; de même, il exonère expressément THE MIND HUB COMPANY, S.L. de toute réclamation relative à ce domaine faite par un tiers et assumant l'entière responsabilité de ces faits.
8.3 Chaque partie est tenue d’informer immédiatement l'autre partie de toute atteinte aux droits de propriété industrielle ou intellectuelle dont elle a connaissance et est tenue de coopérer pleinement à la défense desdits droits.
9. DROITS D'IMAGE RESPECTIFS
En signant le présent contrat, le CLIENT accepte que le Fournisseur utilise ses données et son image personnelle ou de la société (logo) en tant que Client, dans les différents supports promotionnels utilisés par ce dernier pour présenter ses services à des tiers, tels que son site web et/ou son blog, les réseaux sociaux, les catalogues et/ou les brochures de la société, entre autres, et sans acquérir le droit à une quelconque contrepartie, le Fournisseur s'engage à les traiter en respectant, à tout moment, le droit à l'honneur et à l'image de marque du Client.
En ce sens, LE CLIENT autorise THE MIND HUB COMPANY SL à la capture, l'enregistrement ou la fixation de son image, lui cédant également les droits d'exploitation de son image par tout procédé et support matériel ou immatériel, en ligne ou hors ligne sous toute forme de communication que THE MIND HUB COMPANY SL pourrait utiliser, autorisant expressément les utilisations publicitaires des images dans lesquelles LE CLIENT apparaît, sans aucune atteinte ou détérioration de son honneur, de son droit à l'image ou de sa réputation ou être contraire à leurs intérêts. La cession des droits d'image se fait à titre gratuit, pour une durée indéterminée et sans limite territoriale.
Dans tous les cas, l'accord entre THE MIND HUB COMPANY SL et le CLIENT est considéré comme public, de sorte que chaque partie peut diffuser cette collaboration dans les médias, les réseaux sociaux ou d'autres moyens qu'elle juge appropriés, sans l'autorisation de l'autre partie, sauf indication contraire expresse par écrit.
10. POLITIQUE DE PROTECTION DES DONNÉES
Conformément aux dispositions du Règlement européen 679/2016, du 27 avril, sur la protection des données à caractère personnel et de la Loi organique 3/2018, du 5 décembre, sur la protection des données à caractère personnel et la garantie des droits numériques, les parties formalisant le contrat sont soumises au respect de ladite réglementation, déclarant avoir prévu des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir et accréditer que le traitement des données effectué est conforme à la législation en vigueur, et en particulier, pour le traitement des données à caractère sensible.
Le CLIENT peut obtenir des données à caractère personnel des utilisateurs du site web www.tmhsuite.com incluses dans le formulaire de contact, le formulaire de gestion des rendez-vous, les données privées fournies sur le site web, la plateforme de paiement et tout autre service offert à partir du site web, agissant dans ces cas en tant que responsable du traitement des données en ce qui concerne votre copie particulière des données.
Ces données peuvent être aussi bien des données d'identification, telles que le nom, le prénom, la pièce d'identité, l'adresse, l'email, le téléphone, que d'autres données de catégorie spéciale telles que prévues à l'article 9 du règlement européen 679/2016 du 27 avril sur la protection des données personnelles, telles que les données sur l'état de santé, les convictions religieuses, philosophiques ou morales, l'origine raciale ou ethnique, entre autres, et ne peuvent être utilisées que pour les finalités énoncées sur le Site Internet.
10.1. Le CLIENT, en ce qui concerne le service, s'engage expressément à :
- Appliquer, traiter et utiliser les données personnelles auxquelles ils ont accès (dans le cas de l'Espagne) conformément aux dispositions du présent contrat, en relation avec le Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l'égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données (ci-après RGPD), la loi organique sur la protection des données à caractère personnel et la loi 34/2002, du 11 juillet, sur les services de la société de l'information et le commerce électronique (LSSICE) et d'autres réglementations applicables. Pour les services fournis par THE MIND HUB COMPANY, S.L. dans d'autres pays, les réglementations nationales sur la protection des données personnelles et les services fournis via Internet seront également appliquées.
- Accéder aux données contenues dans les registres uniquement en fonction des objectifs explicites et légitimes conformément à l'objet du présent contrat. En particulier, les données des intéressés doivent être utilisées pour gérer leur intérêt pour l'annonce publiée sur le Portail web et ne peuvent être utilisées à d'autres fins, telles que l'envoi de communications promotionnelles, à moins que l'intéressé ne consente expressément à leur traitement.
- Ne pas transférer les données personnelles à des personnes physiques ou morales autres que celles qui ont été expressément autorisées par le présent contrat.
- S'engager à protéger les données personnelles auxquelles il a accès afin d'en garantir la confidentialité et d'empêcher que des tiers non autorisés y aient accès, conformément aux mesures établies dans le RGPD.
- Être responsable de l'utilisation illégale des données des personnes enregistrées. Aux fins de la présente clause, on entend par utilisation illicite l'utilisation des données d'une manière contraire au RGPD et à d'autres lois applicables en matière de protection des données à caractère personnel, ou d'une manière ou à des fins différentes de l'objet du présent contrat.
- Garder les mots de passe secrets.
- Adopter des mesures, contractuelles ou autres, visant à garantir que les personnes autorisées à traiter des données à caractère personnel dans le but de fournir les services offerts (qu'il s'agisse d'employés, de collaborateurs, de fournisseurs, d'autres sous-traitants, etc.) respectent le devoir de confidentialité, même après la fin de la prestation du service, ainsi que les mesures de sécurité applicables à ces données à caractère personnel. Le recours à d'autres sous-traitants est autorisé à condition qu'ils respectent les obligations énoncées dans le présent accord.
- Veiller à ce que les personnes qui traitent des données à caractère personnel au sein de la structure organisationnelle aient été formées ou soient informées sur la protection des données, de manière qu'elles soient conscientes de leurs obligations.
- Adopter et maintenir des mesures de sécurité techniques et organisationnelles, en tenant compte de l'état de la technique, des coûts de mise en œuvre, de la nature, de la portée, du contexte et des finalités du traitement conformément au présent contrat et aux exigences réglementaires.
- Traiter toutes les demandes de droits des personnes concernées conformément à la réglementation en vigueur en matière de protection des données
- Soutenir le FOURNISSEUR lorsqu'il convient de répondre à une consultation préalable de l'autorité chargée de la protection des données à caractère personnel.
- Notifier au responsable du traitement, sans retard injustifié et dans les quarante-huit heures (48h) suivant la prise de connaissance du fait, toute violation de la sécurité des données à caractère personnel traitées en vertu du présent contrat, y compris toutes les informations dont il dispose en relation avec la violation. Si ces informations sont disponibles, ou au fur et à mesure qu’elles deviennent disponibles, les informations concernant la violation de la sécurité doivent être fournies au responsable du traitement.
10.2. THE MIND HUB COMPANY, S.L., en ce qui concerne la conformité avec le RGPD, déclare expressément que :
Les données à caractère personnel auxquelles la société susmentionnée a accès dans le cadre du présent contrat sont traitées conformément aux dispositions de la réglementation en vigueur.
Les données constituant la base de données des Clients de THE MIND HUB COMPANY, S.L. et les informations contenues ont été fournies par le Client lui-même au moment de la souscription du Service de THE MIND HUB COMPANY, S.L. Le Client a le droit d'exercer les droits énoncés au RGPD en envoyant une lettre à The Mind Hub Company, S.L., à l'adresse Pg. de Gràcia, 55, 08007, Barcelone (Espagne) ou un message de courrier électronique à dpo@tmhsuite.com
10.3. Sans préjudice des dispositions des autres clauses du présent Contrat, la partie contrevenante est entièrement responsable des pénalités, dommages et pertes causés à l'autre partie par faute ou négligence découlant directement ou indirectement de la contravention de tout ou partie des obligations et devoirs liés aux réglementations en matière de protection des données et assumés en vertu du présent Contrat.
10.4 Conformément aux présentes conditions, dans la section correspondante, THE MIND HUB COMPANY, SL adhère à la figure de sous-traitant de données. En conséquence, il est rappelé à l'Utilisateur professionnel qu'il lui incombe de respecter les obligations établies par les réglementations en vigueur en matière de protection des données, y compris celle d'informer dûment le client de toutes les informations pertinentes dans ce domaine.
10.4 Principes de traitement et droits des personnes concernées. Afin de respecter les principes de traitement énoncés dans le règlement européen 679/2016 du 27 d'avril, sur la protection des données personnelles et pour répondre aux droits des personnes concernées des UTILISATEURS du site Web dont le traitement est effectué par les deux PARTIES, il est convenu de ce qui suit :
- Dans la politique de confidentialité, et avant la collecte de données à caractère personnel, le FOURNISSEUR est tenu de fournir les informations prévues à l'article 13 du RGPD, y compris un courriel à son délégué à la protection des données afin de faciliter l'exercice des droits des personnes concernées.
- Lorsque l'UTILISATEUR contacte le CLIENT, les informations prévues à l'article 14 du RGPD doivent être fournies.
- Dans le cas où l'UTILISATEUR exerce les droits d'accès, de limitation, de suppression, de rectification, d'opposition, de portabilité au traitement de ses données personnelles à l'encontre du PRESTATAIRE, le PRESTATAIRE doit donner suite immédiatement à sa demande, et dans le cas où ces données sont fournies au CLIENT, il recherchera son soutien dans un délai maximum de 24 heures (24h) afin que la demande susmentionnée puisse être traitée en bonne et due forme. Le CLIENT est tenu de notifier par écrit au FOURNISSEUR la suite qu'il donnera à la demande formulée.
- Dans le cas où l'UTILISATEUR exerce les droits d'accès, de limitation, de suppression, de rectification, d'opposition et de portabilité du traitement des données personnelles à l'encontre du CLIENT, ce dernier doit immédiatement en informer le PRESTATAIRE, et ce dans un délai maximum de vingt-quatre heures (24h), afin que les deux parties responsables puissent répondre à la demande susmentionnée de manière distincte.
10.5 Sous-traitant du traitement des données.
Dans ce cas, THE MIND HUB COMPANY, S.L. agit en tant que sous-traitant des données en fournissant le service de gestion des rendez-vous au responsable du traitement et en fournissant le service par le biais du logiciel (Saas), la maintenance, la gestion et le contrôle de ces services lui donnant accès aux données d'identification et de santé.
En ce qui concerne les obligations et les droits du responsable du traitement des données tels qu'établis dans les règlements actuels sur la protection des données personnelles, le sous-traitant du traitement des données, en l'occurrence THE MIND HUB COMPANY, SL, doit :
(a) traiter les données à caractère personnel uniquement sur instruction documentée du responsable du traitement, y compris en ce qui concerne les transferts de données à caractère personnel vers un pays tiers ou une organisation internationale, sauf si le droit de l'Union ou d'un État membre applicable au sous-traitant l'y oblige ; dans ce cas, le sous-traitant informe le responsable du traitement de cette obligation légale avant le traitement, à moins que ce droit ne l'interdise pour des raisons importantes d'intérêt public.
b) S'assurer que les personnes autorisées à traiter les données à caractère personnel se sont engagées à respecter la confidentialité ou sont soumises à une obligation de confidentialité de nature statutaire.
c) Toutes les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour assurer un niveau de sécurité adapté au risque du traitement.
d) Respecter les conditions de recours à un autre sous-traitant, conformément à la réglementation en vigueur sur la protection des données à caractère personnel.
e) Aider le responsable du traitement, compte tenu de la nature du traitement, par des mesures techniques et organisationnelles appropriées, lorsque cela est possible, afin de permettre au responsable du traitement de remplir son obligation de
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